日本人の枠線好きは異常【資料作りも引き算が基本だよ】

2016.11.18

サラリーマンの皆さん、今日もエクセル、パワーポイントの資料作りに勤しんでいますか?

私は時折、同僚などが作った資料が非常に見辛く、センスがないと感じることがあります。これは恐らく、上のおじさん達が作ってきた資料を参考に、自分たちもそれを真似して資料を作ってしまうことに原因があると思います。

さらに言えば、エクセル方眼紙エクセルCADを作り出してしまう日本人のDNAに由来した悲劇ですらあるように感じます。

ということで、今日は上司に「センスいいね!!」と言われる資料作りを考察してみます。

とにかく罫線は消しましょう

仮に下のような資料を作ったと仮定します(スマホユーザーの方は横画面にして下さい)。


会社名Ticker業種配当
利回り
PER連続
増配年
5YYTD
Cisco Systems, Inc.CSCOHardware3.2914.95580.40%16.24%
Johnson & JohnsonJNJDrugs/Consumer Prod.2.7520.395489.91%13.28%
McCormick & Co.MKCFood Processing1.8725.423093.66%7.37%
Archer Daniels MidlandADMAgriculture2.7716.414155.05%17.94%
McDonald's Corp.MCDRestaurants3.1522.284029.44%0.91%
Procter & Gamble Co.PGConsumer Products3.2223.546036.38%4.76%
Canadian National Railway CompanyCNITransportation & Logistics1.7718.822073.61%13.62%

どうでしょうか?非常に見辛くはないでしょうか?しかし、日本人は性格が律儀なのか、往々にして、全てのグリッド線に罫線を引いた資料を作ってしまいがちです。

罫線を引きたい気持ちは理解できますが、ここは思い切って不要な罫線を取ってしまいましょう。

そして、罫線を取ったのが下の表です。


会社名Ticker業種配当
利回り
PER連続
増配年
5YYTD
Cisco Systems, Inc.CSCOHardware3.2914.95580.40%16.24%
Johnson & JohnsonJNJDrugs/Consumer Prod.2.7520.395489.91%13.28%
McCormick & Co.MKCFood Processing1.8725.423093.66%7.37%
Archer Daniels MidlandADMAgriculture2.7716.414155.05%17.94%
McDonald's Corp.MCDRestaurants3.1522.284029.44%0.91%
Procter & Gamble Co.PGConsumer Products3.2223.546036.38%4.76%
Canadian National Railway CompanyCNITransportation & Logistics1.7718.822073.61%13.62%

なんということでしょう(ビフォアフター調)。スッキリ見やすい表に大変身。

表作りの基本は、出来る限り罫線を引かないということ。大枠で囲わなくても、それが表であることは充分認識できます。

ポンチ絵という悪魔の資料

役人が作るパワーポイントに、「ポンチ絵」というものがあります。これは主に議員や局長級への概要説明資料として作成されます。

具体的にはこのような資料です。


出典:国土交通省 緊急災害対策派遣隊(TEC-FORCE)の概要 

この資料も見事に枠線で色々なものを囲っています。パッと見何が何だか分からないし、精読してもやっぱりわかりません。

枠線で囲わなければ見ることができない資料は作るべきではありません。人に理解させるためには、資料は複数枚になってもいいからシンプルを心掛けるべきです。

ところがこのポンチ絵、一つ利点があります。

それは、作った役人は仕事をした気がするし、レクを受けた議員も分かったような気がするのです。

生活残業をしたい人や、上司に自分のやっていることを理解させたくない時には、このような資料作成が効果的です。

まとめ

資料作りもファッションと同じです。アレやコレやと、アクセサリーを付け足すのではなく、身につけているものから不要なものを削ぎ落とすという感覚が大事です。

枠線だらけの資料は、スーツにラペルピンや、カフスボタン、ネクタイピンをゴテゴテつけるセンスと同類です。

何事もシンプルが基本です。

地味にコツコツと
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